Encargado de Servicios Generales y RR.HH.

Convocatoria cerrada

Publicado el: 18 de abril de 2018

Cierre de convocatoria: 27 de abril de 2018

Interesados enviar su CV a curriculum@saraki.org 

Con la referencia: Encargado de Servicios Generales y RR.HH.

1.OBJETIVO DEL CARGO

Gestionar las tareas administrativas a su cargo, velando por el cumplimiento de los procedimientos definidos y preservando los recursos financieros de la Fundación.

2.RESPONSABILIDADES DEL CARGO

 

  • Dar ingreso y salida de los colaboradores, comunicado de vacaciones, licencias, permisos, y otras comunicaciones inherentes al relacionamiento con el IPS.
  • Controlar las marcaciones presenciales de horario de los colaboradores y gestionar la extracción del dispositivo electrónico, impresión y verificación de la planilla de marcaciones y procesamiento de los datos.
  • Comunicar, gestionar documentación y archivar lo relativo a vacaciones, licencias y permisos del personal.
  • Coordinar la programación de vacaciones de personal.
  • Solicitar la ejecución de la evaluación anual de desempeño y archivar la documentación firmada por los responsables en el legajo de los colaboradores.
  • Elaborar los recibos de salarios del personal Staff y pasarle a Compras para su imputación en el Sistema Contable
  • Elaborar planilla para aporte obrero-patronal al IPS y presentarla dentro de los plazos establecidos. Siendo responsabilidad de esta persona mantenerse informada de las nuevas disposiciones emitidas por estas instituciones.
  • Elaborar y presentar nómina de colaboradores, planilla de salarios y demás libros requeridos por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, y presentarla dentro de los plazos establecidos. Siendo responsabilidad de esta persona mantenerse informada de las nuevas disposiciones emitidas por estas instituciones.
  • Solicitar, recibir y gestionar las planillas de uso de vehículos y de uso de combustible de cada vehículo, verificar el consumo y la registración adecuada de dichos usos, generar las solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos, instalaciones y equipos. Esta persona es responsable de desarrollar e implementar las estrategias para que los vehiculos e instalaciones reciban los mantenimientos preventivos indicados por cada fabricante.  Recibir, verificar  y mantener en guarda las Planillas de Uso de vehículos y la rendición correspondiente a la carga de combustible.
  • Gestionar la realización del back up semanal de los archivos informáticos (documentos y correos electrónicos) y entregar al Director Administrativo para su salvaguarda fuera del recinto de la Fundación.
  • Recibir, verificar y gestionar las solicitudes de reembolso de gastos de movilización (transporte público o utilización de vehículos propios de los colaboradores autorizados por el Director Ejecutivo).
  • Mantener actualizado el listado de bienes patrimoniales de la Fundación en cuanto a ubicación y estado de los bienes.
  • Manejo de caja chica, rendición y gestión para reposición de tal forma de tener siempre dinero disponible.
  • Gestionar los pedidos internos de insumos de limpieza y oficina (útiles, tinta, toner, etc.) Esta persona es responsable de desarrollar e implementar las estrategias necesarias para tener suficiente stock de insumos y de que las solicitudes y compras de reposiciones se realicen a tiempo.
  • Conformar, completar y actualizar las carpetas de contratos de consultores y funcionarios.
  • Colaborar en la preparación de Informes para las agencias aportantes, en casos excepcionales a solicitud del Director Administrativo.
  • Realizar todas aquellas tareas que sean necesarias para el excelente desempeño de la Fundación designadas por el Director Administrativo y por los procedimientos.

 

3.RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESEMPEÑO DEL CARGO

  • Contar con una Computadora con:
  • Herramientas informáticas: procesador de texto, planilla electrónica, etc.
  • Conexión a impresora y scanner
  • Internet.
  • Correo electrónico corporativo.
  • Teléfono con fax habilitado para llamadas locales.
  • Celular corporativo.

4.COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL CARGO

4.1EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA

Educación

Experiencia

Estudiante universitario de carreras del ámbito administrativo: Administración de Empresas, Contabilidad, Ingeniería Comercial o afines, o Egresado de Cursos Superiores de secretariado ejecutivo o similar.

Básica: Experiencia de dos años en cargo similar.

Deseable: Con experiencia en Gestión de Talento Humano (no excluyente).

4.2CAPACITACIÓN Y HABILIDADES REQUERIDAS

Descripción

Manejo de Herramientas Informáticas: procesador de texto, planilla electrónica, presentaciones

Atención al cliente.

Conocimiento del Sistema de Gestión (Políticas, Procedimientos, Descripciones de Cargo, etc.)

4.3CARACTERÍSTICAS PERSONALES

  • Capacidad de manejo de equipo de trabajo
  • Capacidad de planificación y organización.
  • Proactividad.
  • Ordenado y sistemático.
  • Buen trato.
  • Ética, integridad.
  • Honestidad.
  • Capacidad de trabajo bajo presión.